슬기로운 회사생활을 위한 [직장인 대화의 기술]02

 

2) 명함교환

[1] 명함

▷명함은 사회에서 자신을 나타내는 신분증으로 항상 휴대하고 소중히 다뤄야 합니다.

 

✠ 명함은 자신의 인격이자 얼굴입니다 ✠ 고객 명함 수수 매너 및 관리 방법을 확인합니다.
1. 명함의 기본 기능	• 명함을 사용할 때는 사교용 명함(visiting card)과 업무용 명함(name card)을 구분해서 사용. • 사교용 명함은 방문 카드로 사용되기도 하며, 초대를 받고 감사의 표시와 참석 여부를 표시하기 위해 사용되기도 합니다. • 사교용 명함은 선물, 꽃, 소개장을 보낼 때, 조문이나 병문안의 경우 등에 사용합니다. • 사교용 명함에는 성명과 주소만을 기입하고, 업무용 명함에는 성명과 회사 주소, 직위 등을 기입합니다.
2. 고객과의 명함을 교환하는 방법과 매너	• 명함은 항상 명함 지갑에 넣어 준비합니다. • 고객의 명함을 받고 자신의 명함을 건네지 않는 것은 실례이므로 명함을 항상 소지하도록 합니다. • 명함은 자신의 표지인 만큼 구겨지거나 잘못 작성된 것, 전화번호, 주소를 고쳐 적은 것 등은 사용하지 않습니다. • 명함 크기의 백지를 미리 준비하여 상대가 명함을 준비 못한 경우에 대비합니다.
3. 명함 관리 방법	• 명함을 받은 고객과 헤어진 후 여백 등을 활용하여 날짜, 용무, 특징 등의 관련 사항을 메모해 두어 그 사람을 다시 만났을 때 도움이 되도록 합니다. • 명함은 인맥 관리 및 고객 관리의 중요한 수단으로 활용될 수 있도록 합니다. • 명함 홀더나 바인더, 스마트 폰 앱, 컴퓨터 등을 활용하여 보관·정리합니다. • 월, 분기, 반기별로 정기적으로 명함을 정리합니다. 이때 변동 사항이 있는 경우는 정정하여 새로이 정보를 관리합니다.

 

[2] 명함 주는 방법

▷명함은 명함지갑에 항상 깨끗이, 충분하게 보관합니다. (최소한 10장 이상)

 

• 상대방이 보기 편하게 드립니다. • 명함은 일어서서 상체를 약간 숙여서 두 손으로 정중하게 드리고 받습니다. • 가벼운 인사를 하며 양손으로 정중히 드리고 받습니다. • 아랫사람이 먼저 드립니다. •상대방이 두 사람일 때는 손윗사람에게 먼저 드립니다. •교환을 할 때는 왼손으로 받고, 오른손으로 건넵니다. •명함은 테이블 위에 가지런히 놓고 상대방의 이름을 보면서 대화합니다. •받은 명함에 적힌 회사명과 이름이 틀리지 않도록 조심하여 읽습니다. •회사명, 이름에 잘 모르는 글자가 있을 때(한자나 어려운 발음)는 정중히 묻습니다. ✿ 죄송합니다만, 성함을 어떻게 읽으면 되나요?

▷상의나 명함집에서 꺼내며 아랫사람이 윗사람에게, 연소자가 연장자에게, 방문자(손님)가 직원에게 먼저 주고 여러 사람일 경우 대표자만 주어도 무방합니다. 모두에게 건넬 때는 직위 순서대로 건네야 합니다.

▷일어서서 오른손을 들고 상대방이 바로 읽을 수 있게 명함이 상대방 쪽에서 보이게 돌려 허리선과 가슴선 사이에서 두 손으로 건네며, 자신의 소속 및 이름을 구두로 밝힙니다. ✿ 00회사의 ○○○팀○○○입니다. 회사에서 내방객을 맞이할 경우는 이름만 말해도 됩니다.

▷고개를 숙여 인사하며 ✿ 잘 부탁드립니다 라고 합니다.

▷상사와 함께 명함을 건넬 때는 상사가 건넨 다음에 건네도록 합니다.

▷상사의 대리로 타사를 방문하는 경우, 대개는 상사로부터 명함을 받아서 가게 되지만 자신의 명함도 주고 오는 것이 좋습니다.

▷한쪽 손으로는 명함을 주면서 다른 한쪽 손으로 명함을 받는 동시교환은 부득이한 경우가 아니면 실례입니다. 명함을 받은 다음에 자기의 명함을 드립니다.

 

출처: 금자씨의 친절한 기획

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